Describe primero el proceso manual
Anota quién recibe la consulta, dónde guarda el contacto y qué ocurre después. La automatización debe apoyar el proceso necesario, no enviar todos los datos a todas las herramientas. Un ejemplo sencillo: el formulario aporta nombre, correo, servicio y mensaje; el CRM crea una consulta y avisa a la persona responsable.
Acuerda reglas antes de conectar
Define campos obligatorios, correspondencia de servicios y tratamiento de duplicados. Un mismo correo no siempre significa un mismo proyecto. Por ejemplo, conserva el contacto y crea otra consulta para una necesidad nueva. Decide quién necesita acceso, qué sistemas son imprescindibles y qué información incluir en el aviso.
Prepara errores y reintentos
El CRM puede no estar disponible, un token puede caducar o una conexión fallar. Decide cuándo reintentar y cómo evitar registros duplicados. Los avisos de error no deben revelar consultas completas a personas que no necesitan leerlas. Una ejecución correcta no basta: prueba también datos inválidos y un destino no disponible.
Usa IA para una tarea definida
Si la IA clasifica consultas, define categorías y casos que requieren revisión humana. No permitas que prometa automáticamente precios o condiciones. Comprueba qué datos recibe el proveedor del modelo y si son necesarios. La integración con n8n e IA debe ajustarse a herramientas, permisos y procesos reales de la empresa.
Gestionar errores sin perder consultas
Asigna un identificador duradero a cada envío en el sistema receptor antes de escribir en el CRM. Distingue errores de validación, permisos y caídas temporales de la API. Reintenta solo operaciones seguras y respeta los tiempos del proveedor cuando haya límites. Si se agotan los intentos, conserva el estado pendiente y avisa al responsable sin distribuir toda la consulta.
El identificador del envío no es el email
Una persona puede enviar dos consultas diferentes. No descartes una porque se repita su email. Utiliza el identificador de cada envío y una escritura atómica o restricción de unicidad para evitar duplicados al reintentar. Comprueba el resultado anterior antes de crear otro registro, sobre todo después de un timeout.
Escenarios de aceptación
Prueba envío válido, campos obligatorios ausentes, entrega duplicada del webhook, timeout después de crear el registro, límite de API, permisos revocados y recuperación manual. Debe quedar un registro por envío y un historial claro de estados. Limita permisos y separa pruebas de clientes reales.