Opisz sytuację, nie gotowe rozwiązanie
Dobry brief zaczyna się od problemu. Zamiast „potrzebuję pięciu podstron” napisz: „Klienci nie rozumieją różnicy między usługami i dzwonią z tymi samymi pytaniami”. Dodaj grupę odbiorców, najważniejszą usługę i oczekiwane działanie użytkownika. Liczbę podstron można potem dobrać do tych informacji.
Przykład krótkiego briefu
Firma usługowa obsługuje klientów zdalnie. Chce osobno wyjaśnić trzy usługi i zbierać zapytania z wybraną usługą. Ma logo oraz fotografie, ale opisy wymagają redakcji. Na start potrzebuje dwóch języków. Jedna osoba zatwierdza treści, druga będzie je aktualizować. Taki opis daje podstawę do rozmowy o zakresie bez wymyślania specyfikacji technicznej.
Zbierz materiały w jednym miejscu
Przygotuj logo w dostępnych formatach, kolory marki, zdjęcia z informacją o prawach, opisy usług i potwierdzone realizacje. Dołącz aktualne dane kontaktowe oraz istniejące dokumenty informacyjne. Wskaż materiały gotowe i te, które trzeba stworzyć. Przykłady innych stron opisz konkretnie: czy chodzi o układ, fotografię, czy sposób prezentacji oferty.
Ustal odpowiedzialność i dostęp
Dla każdej treści wskaż osobę przygotowującą i zatwierdzającą. Zapisz, kto zarządza domeną, hostingiem i pocztą. Nie wysyłaj haseł w briefie; dostęp przekazuje się osobno ustaloną metodą. Na koniec wypisz pytania otwarte i elementy, które mogą poczekać. Brak części materiałów nie wyklucza rozmowy, ale powinien być widoczny w zakresie.
Checklista materiałów do przekazania
Zbierz w jednym miejscu: logo w pliku wektorowym, kolory i fonty z informacją o licencji, listę usług, aktualne dane kontaktowe, zdjęcia z prawem publikacji oraz treści wymagające akceptacji. Przy każdym pliku wskaż przeznaczenie i osobę zatwierdzającą. Plik „final2_nowy” bez kontekstu łatwo trafi na niewłaściwą podstronę.
Przykład konkretnego wymagania
Zamiast „nowoczesny kontakt” zapisz: „klient wybiera usługę, podaje e-mail i opis, otrzymuje komunikat po wysłaniu; zespół dostaje wiadomość z wybraną usługą i może odpowiedzieć klientowi”. Dodaj przykład błędu: co widzi osoba, która nie poda e-maila? Takie kryterium da się sprawdzić przy odbiorze.
Ustal jedną osobę zbierającą uwagi, terminy przekazania treści i sposób zgłaszania zmian. Materiały poufne oraz hasła udostępniaj odrębnym, uzgodnionym kanałem.