Die Ausgangslage vor der Lösung beschreiben
Ein hilfreiches Briefing beginnt mit einem Problem. Schreiben Sie statt „Wir brauchen fünf Seiten“ beispielsweise: „Kunden unterscheiden unsere Leistungen nicht und stellen wiederholt dieselben Fragen“. Ergänzen Sie Zielgruppe, wichtigste Leistung und gewünschte Besucheraktion. Daraus lässt sich eine passende Seitenstruktur ableiten.
Ein kurzes Beispiel
Ein Dienstleister arbeitet ortsunabhängig. Er möchte drei Leistungen getrennt erklären und Anfragen mit der ausgewählten Leistung erhalten. Logo und Fotos liegen vor, die Texte müssen überarbeitet werden. Zum Start sind zwei Sprachen vorgesehen. Eine Person gibt Inhalte frei, eine andere pflegt sie später. Das reicht für ein erstes Gespräch über den Umfang.
Material an einem Ort sammeln
Stellen Sie verfügbare Logoformate, Markenfarben, Bilder mit Nutzungsrechten, Leistungsbeschreibungen und bestätigte Projektinformationen zusammen. Ergänzen Sie aktuelle Kontaktdaten und vorhandene Informationsdokumente. Unterscheiden Sie fertige Inhalte von noch zu erstellenden. Erläutern Sie Beispiele anderer Websites: Gefallen Ihnen Aufbau, Fotografie oder Angebotsdarstellung?
Zuständigkeiten und Zugänge klären
Benennen Sie für jeden Inhalt Vorbereitung und Freigabe. Halten Sie fest, wer Domain, Hosting und E-Mail verwaltet. Passwörter gehören nicht ins Briefing; Zugänge werden separat auf einem vereinbarten Weg übergeben. Sammeln Sie offene Fragen und spätere Ausbauschritte. Fehlende Materialien verhindern kein Gespräch, müssen aber im Umfang berücksichtigt werden.
Checkliste für die Materialübergabe
Sammeln Sie Vektorlogo, Farben und lizenzierte Schriften, Leistungsbeschreibungen, aktuelle Kontaktdaten, veröffentlichbare Fotos und freizugebende Texte. Ordnen Sie jeder Datei einen Zweck und eine freigebende Person zu. „final2_neu“ ohne Kontext landet leicht auf der falschen Seite.
Beispiel einer prüfbaren Anforderung
Statt „moderner Kontaktbereich“: „Besucher wählen eine Leistung, geben E-Mail und Beschreibung an und erhalten eine Versandmeldung; das Team erhält die Leistung und kann antworten“. Ergänzen Sie den Fall einer fehlenden E-Mail. Das lässt sich bei der Abnahme überprüfen.
Benennen Sie eine Person für gesammeltes Feedback und vereinbaren Sie Liefertermine und Änderungswege. Vertrauliche Unterlagen und Passwörter gehören in einen gesonderten, abgestimmten sicheren Kanal.